Há algumas semanas prometi que escreveria sobre a experiência com o meu primeiro productivity software: o Omnifocus. Desenvolvido para a plataforma Mac pela OmniGroup, o programinha é muito bom e já me fez repensar sobre a organização do trabalho, o stress e o perfeccionismo. A ideia central — baseada na metodologia GTD de David Allen — leva em conta que, para não se atribular demais, o ser humano produtivo precisa liberar o próprio cache, ou seja, deixar a mente livre para executar tarefas (e não somente acumular informações!).
É importante salientar que os softwares precisam ser bastante acessíveis para que o processo realmente aconteça. Pensando nisso, a OmniGroup lançou a versão desktop, mas não só. Por 20 dólares (e vale aproveitar o câmbio a 1,83!), a versão do iPhone sincroniza com a versão desktop via MobileMe e ainda avisa sobre as próximas tarefas a serem realizadas. Não há desculpas.
A adaptação que fiz à minha rotina funciona assim: (1) numa espécie de caixa de entrada, despejo absolutamente tudo que preciso fazer durante o período escolhido (a preferência é que essa fase seja feita semanalmente), (2) depois, com a caixa de entrada cheia, contextualizo as tarefas, linkando cada uma a um ambiente específico (por exemplo, @escritório ou @homecomputer) e (3), por fim, com as tarefas organizadas e contextualizadas, começo a executá-las, ticando uma a uma. Para melhor entender como tudo funciona, esse texto da Bia Kunze é bastante indicado.
No início, como acontece comumente nos processos de adaptação, minha experiência com o software não esteve entre as melhores. Isso porque, com uma frequência incrível, as tarefas deixavam o bloco “Due Soon” e saltavam para o “Overdue” sem ao menos serem acessadas. E isso, óbvio, me deixava p*** da vida! Aos poucos percebi que o fato de perder prazos estava ligado justamente à necessidade de se organizar; afinal de contas, o programa estava lá pra isso! Então, à medida que agilizei a execução, as tarefas foram se acalmando.
Ainda não estou plenamente adaptado, mas já aprendi algumas interessantes lições com a utilização do OmniFocus. Uma das lições diz respeito à ociosidade (pois realizar várias tarefas num mesmo dia é bem possível quando há mais organização e menos MSN) e outra, ainda mais importante, refere-se à besteira do perfeccionismo (pois o bom é o inimigo mais odiado que o perfeito tem).